PROPOSAL PELATIHAN (SINGKAT) KEARSIPAN

 

1.    Pendahuluan

Yayasan Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan (YPPK) Terakreditasi melalui Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 410 Tahun 2021 Tentang Hasil Akreditasi Program Pelatihan Teknis Pada Lembaga Penyelenggara Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan. Dalam melaksanakan kegiatan tahunan disusun dalam Program Kegiatan Tahunan YPPK, meliputi:

·       Pelatihan Kompetensi Teknis Kearsipan (PKTK) program yang dirancang dan ditujukan untuk SDM Kearsipan terbuka untuk umum dengan metoda pembelajaran penyampaian materi dan diskusi serta peninjauan lapangan dengan durasi pembelajaran 30 JP;

·       In House Training bentuk program pelatihan yang materi pelatihan, waktu pelatihan, dan tempat pelatihan ditentukan sesuai dengan yang diminta oleh instansi/Perusahaan yang meminta;

·       Seminar/ Webinar diselenggarakan dengan tujuan memberikan wawasan kearsipan untuk SDM Kearsipan dan umum tentang tema kearsipan popular dan kekinian;

·       Focus Group Discussion (FGD) Diskusi terfocus terhadap satu materi untuk memperoleh solusi yang selanjutnya disusun dalam kegiatan.

Dalam proses perjalanan kegiatannya yang sudah dilaksanakan selama 6 tahun berjalan program Pelatihan Kompetensi Teknis Kearsipan (PKTK) mendapatkan apresiasi yang baik dari peserta pelatihan dan banyak masukan yang diterima YPPK dari peserta khususnya terkait model pelatihan. Setelah mempertimbang dari berbagai hal masukan dari peserta kami akomodir dengan membuat program baru selain pelatihan yang sudah berjalan dengan ketentuan baku. Program baru tersebut adalah “Pelatihan Kearsipan Singkat”, program ini merupakan program mandiri YPPK bersifat praktis, terarah, singkat dan materi disesuaikan dengan kebutuhan dengan tetap memegang prinsif profesionalisme.

 

2.    Tujuan Program

1.     Penguasaan pengelolaan arsip;

2.     Membentuk dan mengembangkan kompetensi diri ;

3.     Membangun personal branding;

4.     Jurus jitu melakukan pengembangan karir dan profesionalisme.

 

3.    Kompetensi

Pelatihan ini diselenggarakan untuk meningkatkan kompetensi sumber daya manusia kearsipan dalam pengelolaan arsip dinamis di lingkungan kerja masing-masing sehingga mampu bekerja dengan baik, profesional dan tanggung jawab dalam pekerjaannya.

 

4.    Struktur Program

Program pelatihan akan disajikan dalam format berseri dalam kerangka program utama pelatihan yaitu Program Pengelolaan Arsip Dinamis. Peserta pelatihan disarankan untuk dapat mengikuti seluruh rangkaian seri pelatihan, namun diwajibkan karena setiap seri pelatihan akan diselesaikan tuntas sesuai muatan materi.

Untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan materi yang akan diberikan kami susun secara rinci pada tabel berikut:

 

NO	MATERI	WAKTU		JMLH
		TEORI	LTHN
A	Pelatihan Seri 1 Pengelolaan Arsip Aktif: a.   Pemberkasan Arsip Aktif (Filing System): Pemeriksaan, pengindeksan, pemberian kode, tunjuk silang, pelabelan, penataan fisik arsip, dan pembuatan daftar arsip. b.   Sarana Pemberkasan Arsip Aktif (Filing System): klasifikasi arsip, kode klasifikasi, kartu tunjuk silang, sarana pengendalian penggunaan arsip, dan peralatan penyimpanan.	40%       40%	60%       60%	100%       100%
B	Pelatihan Seri 2 Penyusutan Arsip Inaktif: a.   Pengertian/definisi b.   Instrumen c.   Prosedur ·       Pemindahan Arsip ·       Pemusnahan Arsip ·       Penyerahan Arsip ke Lembaga Kearsipan	40%	60%	100%
C	Pelatihan Seri 3 Penataan Arsip Inaktif: 1.   Arsip Inaktif Teratur: a.   Prinsip b.   Prosedur c.   Teknis penataan d.   Prasarana dan sarana 2.   Arsip Inaktif Tidak Teratur a.   Prinsip b.   Prosedur c.   Teknis penataan d.   Sarana dan prasarana	40%	60%	100%
D	Pelatihan Seri 4 Pengelolaan Arsip Terjaga 1. Pengelolaan Vital a.   Pengertian/definisi b.   Kriteria c.   Prosedur pengelolaan   2. Pengelolaan Arsip Terjaga a.   Pengertian/definisi b.   Kriteria c.   Prosedur pengelolaan	40%	60%	100%
E	Pelatihan Seri 5 Pemusnahan Arsip 1.   Prosedur Pemusnahan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA) 2.   Prosedur Pemusnahan Arsip Tidak Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (Non-JRA)	40%	60%	100%
F	Pelatihan Seri 6 Penyerahan Arsip Statis 1.   Pengertian/definisi 2.   Kriteria 3.   Prosedur penyerahan arsip statis a.     Lembaga Negara b.     Pemerintahan Daerah c.     Perguruan Tinggi d.     Perusahaan (BUMN/BUMD/Swasta)	40%	60%	100%

 

5.    Metode Pelatihan

Pelatihan dilaksanakan secara online (online learning) agar lebih praktis, lebih terfokus, efisien dan efektif memudahkan bagi peserta untuk menerima materi pelatihan langsung dari tempat peserta berada, dan biaya relative lebih murah.

6.    Sasaran Pelatihan

Sasaran pelatihan adalah arsiparis pada tingkatan:

-     Arsiparis Terampil, Arsiparis Mahir, dan Arsiparis Penyelia

di lingkungan pemerintahan (ASN: PNS dan PKKK);

-     Perguruan Tinggi Negeri;

-     SDM Pengelola Kearsipan pada lingkungan BUMN/BUMD dan SDM Kearsipan Perusahan Swasta.

 

7.    Tenaga Instruktur

Tenaga instruktur adalah tenaga professional bidang kearsipan di lingkungan lembaga Negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi (negeri dan swasta), perusahaan (BUMN, BUMD, dan swasta).

 

8.    Kisi-kisi Pembelajaran

Untuk memperoleh hasil Pelatihan yang efektif dan efisien sesuai dengan tujuan di atas kami menyampaikan beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh seluruh Instruktur sebagai berikut:

a.   Instruktur wajib menguasai materi yang akan diberikan

b.   Instruktur wajib berkoordinasi dengan pengajar lainya agar materi yang diberikan tidak berulang/tumpang tindih.

c.   Instruktur wajib membuat materi pembelajaran dalam bentuk power point dan disampaikan kepada penyelenggara satu minggu sebelum pelaksanaan.

d.   Power point dibuat secara garis besar, singkat dan padat, pembagian waktu dibagi dua segmen yaitu segmen pertama presentasi materi dalam bentuk power point berdurasi 30 menit dan segmen kedua 60 menit adalah diskusi dan tanya jawab. Jika pengajar mendapat porsi waktu lebih dari 2 JP(jam pelajaran) agar dapat menyesuaikan.

e.   Instruktur sesi praktik diwajibkan memberikan materi praktik dan tidak mengulangi teori-teori yang sudah diberikan oleh pengajar sebelumnya, jika ada teori yang perlu disampaikan, ketentuan tidak lebih dari 10% dari waktu yang tersedia.

f.    Pada sesi praktik Instruktur wajib memberikan pola praktik yag dapat dipahami oleh peserta berupa pemberian contoh formulir isian, tabel, daftar pertanyaan latihan yg dikerjakan selama sesi praktik.

 

9.    Penutup

Demikian hal-hal yang perlu kami sampaikan atas kerjasamanya kami haturkan terima kasih, semoga niat baik kita dalam membina dan meningkatkan profesionalisme sumber daya manusia kearsipan dapat tercapai dalam rangka membangun kearsipan di Indonesia lebih baik lagi.

Untuk informasi lebih lanjut silahkan hubungi kami melalui:

·       Whatsapp 081574446612

·       Kantor 02163851760

·       Instagram @pendidikankearsipan

·       Facebook Yayasan Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan

 

 

 

Jakarta 2024

TIM YPPK