Pusat Arsip (Record Center)

Ruang penyimpanan arsip di masing-masing lembaga baik pemerintah maupun swasta sangat beragam, dan kalau kita bertanya apakah sudah punya ruang penyimpanan arsip, sering kita dengar jawaban “sudah punya” tapi apakah sudah memenuhi syarat sebagai pusat arsip baik fisik ruangannya maupun fisik arsipnya, sering kita jumpai ruangan tersebut tak ubahnya gudang padahal ruang pusat arsip itu harus memenuhi syarat-syarat tertentu sebagai ruang pusat arsip. *)selanjutnya akan disampaikan sebagai materi Bimtek

Kondisi lain yang sering kita jumpai adalah gudang arsip yang memiliki fasilitas penyimpanan (rak statis dan ada juga rak mobile) dengan arsip tertata rapih, tersedia ruang administrasi yang sering sekaligus digunakan sebagai ruang layanan arsip dengan jumlah petugas terbatas.

Pengertian Pusat Arsip (Records Center) disampaikan oleh beberapa ahli salah satunya disampaikan oleh Betty R. Ricks Pusat Arsip (Records Center) adalah fasilitas yang ditentukan untuk menyimpan arsip inaktif. Pusat Arsip digunakan untuk memenuhi dua kebutuhan umum yaitu pusat arsip dengan biaya murah untuk pelayanan arsip inaktif dan memberikan pelayanan sebagai pusat pelayanan referensi.

          Pusat Arsip (Records Center) adalah tempat dengan spesifikasi tertentu yang dirancang untuk menyimpan, memelihara, merawat, dan mengelola arsip inaktif dengan maksud agar tercapai efisiensi dan efektivitas. Bila arsip inaktif termasuk laporan badan korporasi yang dianggap memiliki nilai jangka panjang maka arsip inaktif semacam itu perlu ditempatkan dalam sebuah tempat khusus atau setelah dinilai operasionalnya berakhir kemudian di transfer ke depo arsip dikenal dengan nama records center atau pusat arsip inaktif.

 Penjelasan Pasal 47 ayat (1) PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa penyimpanan arsip inaktif dilakukan pada sentral arsip inaktif atau records center sebagai tempat penyimpanan arsip inaktif, pada bangunan yang dirancang untuk penyimpanan arsip.

Arsip dinamis inaktif jarang digunakan namun harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan atau memenuhi persyaratan retensi sesuai dengan ketentuan undang-undang.

Tujuan dari adanya pusat arsip (Record Center):

1. Untuk mengurangi volume arsip inaktif yang disimpan di unit kerja (central file),
2. Mengendalikan arsip inaktif yang tersimpan di unit kerja (cental file) ke pusat arsip (Record Center),
3. Memudahkan temu kembali arsip (retrieval),
4. Menghemat biaya, dan menjamin keamanan arsip inaktif baik fisik maupun informasinya.

Sasaran dan tujuan pusat arsip dalam pengelolaan arsip inaktif adalah:

1. Mengurangi volume arsip dinamis yang disimpan di unit-unit kerja.
2. Melakukan kontrol terhadap pemindahan arsip aktif yang sudah memasuki masa inaktif.
3. Menghemat biaya dan tempat arsip aktif.
4. Mewujudkan sistem yang efisien untuk penemuan kembali arsip inaktif apabila diperlukan untuk pengambilan keputusan.
5. Menentukan program pemikrofilman arsip inaktif (apabila diperlukan).
6. Memelihara keamanan secara menyeluruh bagi arsip dinamis yang ada dalam satu organisasi.

Fungsi pusat arsip adalah untuk mengelola arsip inaktif dan menyediakan arsip dengan cepat dan tepat ketika arsip tersebut dibutuhkan untuk digunakan sampai dengan waktu pemusnahan arsip....8/8/18  AS)

Untuk mengetahui secara menyeluruh tentang pengelolaan pusat arsip dan bagaimana pelaksanaannya di tempat Anda bekerja diperlukan pemahaman yang baik dan sumber daya manusia yang profesional.

Yayasan Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan (YPPK) dan Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) mengundang Ibu/Bapak untuk bergabung dalam Bimtek Manajemen Kearsipan dan Pengelolaan  Pusat Arsip (Records Center) yang akan dilaksanakan awal Bulan November 2018 di Jakarta.

Hubungi kami:

Yayasan Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan (YPPK)

Jl. Kebahagiaan No. 9 RT 006 RW 01 Krukut, Taman Sari - Jakarta Barat

Telepon: 021-63851760

Email   : bimtekkearsipanyppk@gmail.com / pendidikankearsipan@gmail.com

WA      : 081574446612