Ekspektasi Kearsipan di Era Globalisasi Antara Tantangan dan Kenyataan

"Ekspektasi Kearsipan di Era Globalisasi Antara Tantangan dan Kenyataan"

 

Pentingnya arsip dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara tidak terbantahkan lagi, dapat kita perhatikan dalam berbagai peristiwa baik itu menyangkut kegiatan bernegara, bermasyarakat bahkan perorangan, sebagai contoh peristiwa hukum internasional, peristiwa pulau Sipadan dan Ligitan putusan akhir Mahkamah Internasional kepemilikan pulau tersebut jatuh kepada Malaysia, dengan bukti dokumen pengelolaan kedua pulau tersebut dan aktifitas warga dikedua pulau tersebut. Begitu juga beberapa peristiwa hukum dalam negeri, arsip sering dijadikan bukti yang sah dalam proses pengadilan. Dalam kegiatan pemerintahan arsip merupakan salah satu faktor yang menunjang kelancaran proses kegiatan administrasi dan birokrasi sebagai pelaksanaan kegiatan di suatu instansi sebagai sumber informasi penting yang dapat menunjang, selain itu arsip merupakan sumber informasi yang diperlukan organisasi atau instansi dalam kegiatan perencanaan, perumusan kebijakan, dan bahan referensi untuk pengambilan keputusan di masa depan.

Dalam perjalanan sejarah berbangsa dan bernegara, arsip menjadi faktor penting sebagai bukti catatan autentik dalam perjalanan sejarah dari  sebuah negara. 

Dokumen perjalanan sejarah bangsa saat ini tidak saja dalam bentuk dokumen tertulis tapi juga secara digital, dengan perkembangan teknologi informasi saat ini negara-negara di dunia semakin dekat dan terbuka,  apa yang terjadi dibelahan dunia saat yang sama kita bisa memperoleh informasi pada waktu yang bersamaan.

Di Era Globalisasi dan Teknologi Informasi ini, peran arsip digital jelas sangat penting, dan mampu menunjang keberhasilan suatu institusi, pemerintah ataupun swasta, Dalam dunia kerja saat ini, transformasi digital di bidang kearsipan menjadi faktor penentu, termasuk mengantisipasi dan  mengaitkannya dengan fenomena yang sedang  hangat  dibicarakan di ruang-ruang publik yaitu Artificial Intelligence (AI). Kecerdasan buatan ini memberi dampak langsung yang signifikan dan bermanfaat terhadap kearsipan. Artificial Intelligence (AI) dapat dijadikan titik awal kebangkitan bagi penyelenggaraan kearsipan dan profesi Arsiparis untuk penggunaan teknologi dalam mendukung kemudahan pengelolaan arsip khususnya arsip negara yang dapat diakses oleh publik di era keterbukaan informasi ini.

Kemajuan teknologi informasi tersebut akan berdampak langsung dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, kearsipan akan menjadi lebih penting lagi karena aktifitas kearsipan tidak saja dalam bentuk fisik tapi sudah dalam bentuk data digital,  hal tersebut menjadikan tantangan yang tidak mudah kita capai, jika tantangan tersebut tidak kita hadapi secara sungguh-sungguh kita akan ketinggalan jauh, semua sektor harus beradaptasi dan memanfaatkan, termasuk bidang kearsipan.

Judul di atas menjadi tema Focus Group Discussion (FGD) yang diselenggarakan oleh YPPK tanggal 11 September 2023 bertempat di Hotel Century Senayan Jakarta.

Kegiatan FGD tersebut merupakan rangkaian dari FGD sebelumnya  yang menjadi salah satu program tahunan YPPK dengan tujuan:

a. Membuka ruang diskusi secara terbuka dan mencari solusi terhadap permasalahan yang mempengaruhi pembangunan kearsipan, terkait sumber daya manusia, perkembangan teknologi informasi, dan arsip sebagai sumber informasi.

b. Untuk penemukan gagasan baru, solusi serta pandangan tentang pembangunan kearsipan pada era globalisasi, sebagai peran serta masyarakat untuk kemajuan kearsipan nasional.

Peserta FGD khusus kami mengundang para Arsiparis Ahli Utama dari berbagai kementrian dan Lembaga untuk diminta pandangan dan pendapatnya dalam bahasan tema Kearsipan di Era Globalisasi Antara Tantangan dan Kenyataan. Hadir dalam diskusi  Arsiparis Ahli Utama ANRI DR. Mochamad Taufik, Dra. Dwi Mudalsih, M.Hum., Iyos Rosidah, S.AP., M.Hum., Sumarno, S.Pd., MM Arsiparis Ahli Utama dari Kementerian Ketenagakerjaan, DR. Desak Made Wismarini, MKM Arsiparis Ahli Utama dari Kementerian Kesehatan, Drs. Dendang Hermansyah Arsiparis Ahli Utama Badan Tenaga Nuklir Nasional (BATAN), Dra. Hj. Septiana Zuraida, SH., M.Si Arsiparis Ahli Utama Kementerian Dalam Negeri, Moch. Wiwin Darwina, SE., M.Msi Arsiparis Ahli Utama Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, Ir. Setia Utama Arsiparis Ahli Utama Kementerian Perindustrian, Yulianti Kristina, S.SOS., M.SI Arsiparis Ahli Utama Sekretariat Kabinet, drg. Widyawati, MKM Arsiparis Ahli Utama Kementerian Kesehatan, dan Drs. M. Imam Mulyantono, MAP Direktur Kearsipan Pusat ANRI. Pada FGD tersebut dihadiri Deputi Pembinaan Kearsipan Dra. Desi Pratiwi, MIM dan Dr. Andi Abubakar, S.IP., M.Si Direktur SDM dan Sertifikasi ANRI, ikut berdiskusi dan memberikan masukan sampai akhir diskusi.

Hasil diskusi dari FGD kami rangkum dalam beberapa cacatan penting yang perlu mendapat perhatian kita bersama yang paling mendasar dan mendapat perhatian dari seluruh peserta diskusi menyangkut sumber daya manusia kearsipan, antara lain usulan untuk mempercepat pengadaan Jabatan Fungsional Arsiparis sesuai kebutuhan nasional, dengan penekanan terhadap Kuantitas dan Kualitas, karir dan kesejahteraan. Selain itu setiap arsiparis harus bisa menyesuaian dengan perkembangan teknologi dibarengi dengan tetap up date dengan tren kearsipan saat ini, termasuk pesan-pesan untuk para arsiparis level paling atas yaitu yang memegang jabatan Arsiparis Ahli Utama harus mampu beradaptasi dengan perkembangan teknologi, menyampaikan pemikiran dan gagasan untuk kearsipan kedepan.

Dr. Mochamad Taufik Arsiparis Ahli Utama Arsip Nasional berpendapat tentang paradigma baru kearsipan meliputi Knowledge: Arsip sebagai ilmu pengetahuan bisa diwujudkan dalam bentuk konten, data science, dan informasi. Pride : kebanggaan diwujudkan dalam Hari Jadi Lembaga dan Hari Nasional. Monetizing: Arsip bisa menjadi Produk /Kemasan: Komoditi, e-exhibition, Youtuber, dan Film Documenter. Sementara itu Deputi Pembinaan Kearsipan Dra. Desi Pratiwi menyampaikan pendapatnya khazanah arsip harus lebih mudah diakses dan digunakan untuk konstituen inti (pengguna tertentu) dan memperluas penggunaannya oleh audiens yang lebih luas. Dan juga memberikan perhatiannya terhadap jangkauan kewenangan organisasi kearsipan, yaitu memperkuat organisasi kearsipan nasional.

Kesimpulan dari pelaksanaan FGD Ekspektasi Kearsipan di Era Globalisasi Antara Tantangan dan Kenyataan. Semua pembicara sepakat bahwa kearsipan saat ini masih menghadapi berbagai masalah dan hambatan yang harus menjadi pemikiran bersama, sumber daya manusia kearsipan yang masih jauh belum terpenuhi secara jumlah kebutuhan, selain itu tentu saja masih perlu peningkatan dari sisi kemampuan dan keahlian secara profesional. Bidang kelembagaan masih perlu peningkatan baik di tingkat nasional maupun daerah. Secara kelembagaan maupun substansi atau muatan tugas kelembagaan, kearsipan masih termajinalkan, masih dianggap nomor kesekian dari berbagai tugas pokok kelembagaan. Kurangnya minat Masyarakat dalam memanfaatkan dan menggunakan arsip, terbatasnya Masyarakat memahami keberadaan kearsipan nasional.

Pada akhir diskusi moderator menyampaikan beberapa catatan penting sebagai pesan untuk para pemangku kepentingan terkait dengan tantangan  kearsipan  saat ini, meliputi:

a. Sumber Daya Manusia Kearsipan: Mempercepat pengadaan Jabatan Fungsional Arsiparis sesuai kebutuhan nasional, dengan penekanan terhadap Kuantitas dan Kualitas, karir dan kesejahteraan.

b. Revitalisasi infrastruktur dan percepatan transformasi digital.

c. Menyatukan/mengintegrasikan seluruh data kearsipan nasional sebagai Big Data Kearsipan.

d. Literasi Kearsipan Law enforcement,

e. Reward and Punishment

f. Politik Anggaran

 g. Branding Kearsipan/Program Inklusif.

(YPPK-AS)

Tim YPPK

Dokumentasi: