Sekretariat DPRD merupakan unsur pelayanan terhadap
DPRD dengan
tugas dan fungsi yaitu menyelenggarakan administrasi kesekretariatan DPRD, menyelenggarakan administrasi keuangan DPRD, mendukung pelaksanaan tugas dan
fungsi DPRD (menyelenggarakan rapat-rapat DPRD), dan menyediakan serta
mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD.
Kesekretariatan DPRD dipimpin oleh seorang Sekretaris Dewan yang secara teknis
operasional berkedudukan di bawah dan bertanggungjawab kepada Pimpinan DPRD dan
secara administratif bertanggung jawab kepada Gubernur/Bupati/Wali Kota melalui
Sekretaris Daerah.
Sekretariat
DPRD mempunyai posisi penting dalam menunjang kinerja wakil rakyat, mulai dari perencanaan, proses administrasi, pengaturan persiapan, sampai dengan
pelaksanaan seluruh agenda kegiatan anggota DPRD, pelayanan yang diberikan oleh
kesekretariatan dewan adalah bagian terpenting dalam menunjang kinerja anggota
dewan.
Pelayanan
prima dari kesekretariatan akan berhasil apabila mampu mengelola seluruh sumber
daya yang dimiliki dalam rangka menunjang fungsi
DPRD seperti di bidang legislasi, anggaran dan pengawasan dilaksanakan secara
efektif, efisien dan ekonomis, dan transparan dalam proses penyelenggaraan
administrasi dan pengelolaan keuangan DPRD dengan mempertanggungjawabkan semua
pelaksanaan kegiatan dan pengelolaan keuangan serta pengelolaan barang.
Sekretariat Dewan Perwakilan Daerah adalah institusi yang memiliki fungsi
sangat strategis dan sering dijuluki sebagai rumah rakyat tersebut selain
melayani anggota dewan juga melayani masyarakat yang ingin menyalurkan
aspirasinya. Oleh karena itu Sekretariat Dewan harus selalu meningkatkan
profesionalismenya dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.
Kegiatan yang paling dominan yang dilakukan oleh anggota dewan adalah
rapat atau persidangan, untuk kelancaran dan suksesnya persidangan tersebut
diperlukan dukungan sumber daya manusia
yang profesional sesuai dengan tugasnya masing-masing, termasuk yang profesionalisme
di bidang kearsipan dan dokumen.
Arsip-arsip yang tercipta merupakan bagian yang terpenting dalam
pengambilan putusan yang selanjutnya dituangkan dalam bentuk Peraturan Daerah.
Karena putusan itu adalah putusan politik maka semua masukan dan pendapat dari
masing-masing fraksi yang mewakili harus terakomodir dan mendapat persetujuan dari
semua fraksi. Keterampilan sumber daya manusia yang memberikan pelayanan menjadi
faktor yang sangat penting. Masa persidangan dalam pembahasan perda adalah
rangkaian kegiatan yang tidak boleh terputus dan dokumentasi materi yang
lengkap sehingga diakhir persidangan atau rapat-rapat dapat mengambil putusan
dan penetapan materi peraturan daerah itu bisa diputuskan secara bulat oleh semua fraksi.
Rangkaian dari mulai usulan Perda (Peraturan Daerah) baik yang berasal dari pemerintahan
daerah maupun dari DPRD sampai kepada pembahasan akhir dan penetapan adalah
arsip atau dokumen yang sangat penting yang harus ditata dengan baik dan
disimpan dengan baik agar informasi bisa diperoleh dengan cepat dan akurat.
Arsip yang tercipta adalah Arsip Dinamis dalam bentuk arsip aktif, arsip
inaktif dan arsip vital.
- Arsip Aktif menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Digunakan dalam pekerjaan/kegiatan yang sedang
berlangsung.
- Arsip Inaktif menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009, Arsip Inaktif
adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
- Arsip Vital menurut Undang-Undang 43 Tahun 2009, Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak
tergantikan apabila rusak atau hilang.
Mengingat tugas pokok dan fungsi sekretariat
dewan sebagai ujung tombak kelancaran dan suksesnya Anggota DPRD melaksanakan
tugas dan fungsinya, maka diperlukan sumber daya manusia yang profesional dalam
memberikan pelayanannya dalam berbagai bidang, khususnya bidang kearsipan.
Dalam rangka mengantarkan sumber daya manusia
kearsipan yang profesional Yayasan Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan (YPPK)
bekerjasama dengan Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) di Tahun 2019 mengadakan
Bimbingan Teknis Pengelolaan Arsip Dinamis (Arsip Aktif, Arsip Inaktif, dan
Arsip Vital) khusus untuk pengelola arsip di Kesekretariatan Dewan.
Informasi lebih lanjut dapat menghubungi Yayasan
Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan (YPPK)
Alamat :
Jl. Kebahagiaan No. 9 RT 006 RW 01, Krukut Taman Sari Jakarta Barat
Telpon :
(021) 638551760
Email : bimtekkearsipanyppk@gmail.com / pendidikankearsipan@gmail.com
_____________________________
Source:
dari berbagai sumber
Oleh : Tim YPPK
Komentar
Posting Komentar