TATA KELOLA ARSIP VITAL
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Pasal 1 ayat (2) disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa
dalam berbagai macam bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negera,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, orgasisasi politik,
organisasi massa, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara.
Selanjutnya pada Pasal 1 ayat (4) dijelaskan Arsip Vital
adalah arsip yang keberadannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan
operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak dapat
tergantikan apabila rusak atau hilang.
Dari ketentuan di atas jelas
sekali bahwa arsip vital itu sangat penting bagi sebuah organisasi sehingga
memerlukan penanganan dan perlindungan secara sistematis dan terencana.
Arsip vital merupakan kategori dari arsip dinamis, tercipta
dalam berbagai bentuk media, tergantung dengan fungsi organisasi. Karena itu
dimungkinkan arsip yang tercipta berupa media berbasis kertas, bentuk mikro,
elektronik, gambar teknik, peta dan sebagainya. Arsip vital yang diciptakan
merupakan arsip aktif dan arsip inaktif.
Arsip vital yang bersifat aktif untuk kelanjutan hidup
organisasi disimpan pada central file atau ditempat penyimpanan arsip aktif di
unit kerja. Arsip vital yang bersifat aktif seperti arsip personalia,
arsip pertanggungjawaban keuangan, arsip pemasaran dan sebagainya umumnya
frekuensi penggunaannya masih tinggi dan terus menerus, karena itu harus
tersedia pada saat diperlukan.
Arsip vital yang bersifat inaktif seperti pernyelenggaraan
suatu kegiatan atau peristiwa yang sudah berlangsung beberapa waktu yang lalu,
penyelenggaraan pameran yang sudah berlangsung dan sebagainya. Pada umumnya
frekuensi penggunaan arsip vital yang bersifat inaktif sebagi berkas kerja
sudah berkurang dan disimpan pada pusat arsip (records center).
Arsip vital ini bisa kita ibaratkan darah kehidupan organisasi.
Artinya apabila arsip vital tersebut hilang bagaikan darah dalam tubuh
organisasi terhenti, sehingga mengakibatkan organisasi tersebut collapse atau
bahkan mati tidak dapat melaksanankan tugas dan fungsinya. Mengingat begitu
mendasar keberadaan arsip vital terhadap kelangsungan hidup organisasi maka
arsip vital ini harus mendapat perlindungan khusus dari kemungkinan hilang,
musnah atau rusak.
Upaya
perlindungan arsip vital diharapkan dapat mencegah segala resiko kerugian yang
lebih luas, bukan lagi kepentingan unit kerja saja tetapi juga organisasi.
Perlindungan arsip vital harus melalui
perencanaan dan perispan sebelum bencana, saat terjadinya bencana dan pemulihan
pasca bencana. Salah satu
kegiatan perencanaan perlindungan arsip vital dengan melakukan proteksi dengan
cara mencegah dan menghindari fisik dan informasi arsip vital dari
ancaman kerusakan maupun kemusnahan yang disebabkan oleh berbagai faktor
kerusakan, terutama bencana.
Begitu
pentingnya arsip vital bagi sebuah organisasi, maka diperlukan penanganan dan
program secara sistematis serta sumber daya manusia yang memadai secara
profesional sebagaimana dituangkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun
2012 sebagai aturan pelaksanaan dari UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Pasal 1 ayat (33) disebutkan Program arsip vital adalah tindakan dan prosedur
yang sistematis dan terencana yang bertujuan untuk memberikan perlindungan dan
penyelamatan arsip vital pencipta arsip pada saat darurat atau setelah terjadi
musibah.
Dari
dasar pemikiran dan latar belakang tersebut Yayasan Pendidikan dan Pelatihan
Kearsipan (YPPK) yang mempunyai misi “Membangun Sumber Daya Manusia Kearsipan
Secara Profesional” akan melaksanakan Bimbingan Teknis Tata Kelola Arsip Vital.
Deskripsi
- Undang-Undang Nomor 43 Tentang Kearsipan.
- Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012, Tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
- Perka ANRI Nomor 49 Tahun 2015 Tentang Pedoman Program Arsip Vital Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
- Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsugan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak dapat digantikan apabila rusak atau hilang (Pasal 1 ayat (4) UU No. 43 Tahun 2009).
- Merupakan ketagori arsip dinamis yang tercipta dalam berbagai bentuk media tergantung dengan fungsi organisasi.
- Arsip yang tercipta berupa media berbasis kertas, bentuk miro, elektronik, gambar teknik, peta dll.
- Arsip yang tercipta adalah arsip aktif dan arsip inaktif.
- Arsip Vital yang bersifat aktif untuk kelanjutan hidup organisasi disimpan pada central file atau ditempat penyimpanan arsip aktif di unit kerja.
- Arsip Vital yang besifat inaktif pada umumnya frekuensi penggunaannya sudah berkurang dan disimpan pada pusat arsip (records center).
- Perlu dijaga untuk kelangsungan organisasi.
Output
- Meningkatkan pemahaman akan Undang-Undang dan peraturan lainnya tentang pengelolaan kearsipan.
- Peserta diharapkan dapat memahami proses tata kelola Arsip Vital.
- Peserta dapat memahami pentingnya arsip vital, dan penyelamatan arsip vital.
- Memperoleh kesamaan pemahaman dan kesatuan lamgkah dalam proses pengelolaan arsip vital.
- Peserta dapat mewujudkan pengelolaan arsip vital secara handal dan profesional.
Tanggal Pelatihan : Bandung
Tempat Pelatihan : Juli 2018
Komentar
Posting Komentar