HAL - HAL YANG HARUS DIKETAHUI SEPUTAR KEARSIPAN

HAL - HAL YANG HARUS DIKETAHUI SEPUTAR KEARSIPAN

1.    Pengertian Arsip Menurut UU No. 43 Tahun 2009
       Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

2.     Pengelolaan Arsip Dinamis

a.     Pengelolaan Arsip Dinamis (Aktif dan Inaktif) wajib dilaksanakan oleh unit pencipta arsip secara baik dan benar sesuai dengan perundangan yang berlaku. Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam menyelenggarakan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi  persyaratan; andal, sistematis, utuh, menyeluruh, dan sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.

b.     Upaya pengelolaan Arsip Dinamis meliputi: penciptaan arsip, penggunaan dan pemeliharaan arsip, dan penyusutan arsip.

c.      Pengembangan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi, BUMN/BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional.

d.     Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

e.     Pejabat atau orang yang bertanggung jawab dalam pengelolaan arsip dinamis memiliki kewajiban menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip yang dikelolanya.

3.     Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Dinamis

a.      Penciptaan arsip dilaksanakan dengan baik dan benar untuk menjamin rekaman   kegiatan dan peristiwa sebagaimana adanya sehingga menghasilkan arsip yang   autentik, utuh, dan terpercaya sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

b.      Penciptaan arsip dilaksanakan analisis fungsi dan tugas organisasi.

c.       Penciptaan arsip harus memenuhi komponen struktur, isi, dan konteks arsip.

d.      Untuk memenuhi ketentuan perundang-undangan yang berlaku, pencipta arsip   mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip   secara akurat.

4.     Penggunaan dan Pemeliharaan Arsip Dinamis

a.     Pencipta arsip wajib menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak.

b.     Pencipta arsip pada lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi, BUMN/BUMD membuat daftar arsip dinamis berdasarkan dua kategori yaitu arsip terjaga, dan arsip umum.

c.     Pencipta arsip sebagaimana dimaksud, wajib menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis yang termasuk dalam kategori arsip terjaga.

5.     Penyusutan Arsip

Untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pengelolaan kearsipan setiap unit perlu melakukan upaya penyusutan arsip sebagai berikut:

a.      Penyusutan arsip dilakukan oleh pencipta arsip.

b.      Penyusutan arsip yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip, serta kepentingan masyarakat, bangsa, dan negara.

6.     Pemindahan Arsip

Sesuai dengan aturan yang berlaku para pencipta arsip diwajibkan untuk melakukan hal-hal berikut:

a.      Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.

b.      Pemusnahan arsip yang sudah habis retensi dan yang tidak memiliki nilai guna   dilaksanakan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan.

c.       Penyerahan arsip statis oleh pecipta arsip kepada lembaga kearsipan.

7.      Pemusnahan Arsip

 a.     Pemusnahan arsip dilakukan terhadap:

·         Tidak memiliki nilai guna;

·         Telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;

·         Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang;

·         Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

 b.     Pemusnahan arsip wajib dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang benar.

 c.     Pemusnahan arsip pada pencipta arsip merupakan tanggung jawab pemimpin   pencipta arsip yang bersangkutan.

 d.     Setiap lembaga negara dan lembaga yang terkena kewajiban berdasarkan   undang-undang dilarang melaksanakan pemusnahan arsip tanpa prosedur yang   benar.

 e.     Ketentuan lebih lanjut mengenai prosedur pemusnahan diatur dengan undang-undang.

8.     Penyerahan Arsip

 a.      Lembaga negara tingkat pusat wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI.

 b.     Lembaga Negara di daerah wajib menyerahkan arsip statis kepada ANRI   sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain.

 c.     Satuan kerja perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan  daerah provinsi   wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah provinsi.

 d.     Satuan perangkat daerah dan penyelenggara pemerintahan daerah   kabupaten/kota wajib menyerahkan arsip statis kepada arsip daerah   kabupaten/kota.

 e.      Satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi negeri wajib menyerahkan arsip   statisnya kepada arsip perguruan tinggi lingkungannya.

 f.       Perusahaan wajib menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan   berdasarkan tingkatannya sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

9.     Arsip Statis

a.      Memiliki nilai guna kesejarahan.

b.      Telah habis retensinya dan beketerangan dipermanenkan sesuai JRA.

c.       Pencipta arsip bertanggung jawab atas autentisitas, reliabilitas, dan keutuhan   arsip statis yang diserahkan kepada lembaga kearsipan.

Source: dihimpun dari berbagai sumber